Startersgids

Deze startgids is ontworpen om je te introduceren bij het evenement en je enkele tips en aanwijzingen te geven voor het organiseren van je eigen teamevenement. Als je vragen hebt, sluit je dan aan en gebruik de team mailinglijst. Je kunt ook met ons chatten via Element op Matrix chat #SoftwareFreedomDay:matrix.org als je ideeën wilt uitwisselen of meer advies wilt krijgen. We zijn ook op Mastodon.

Het vormen van een lokaal team kan een leuke, effectieve community building ervaring zijn voor je lokale gebruikersgroep en gemeenschap. Digitale Vrijheidsdagen (Software Freedom Day, Document Freedom Day en Hardware Freedom Day) zijn dagen van outreach waar je nieuwkomers kunt inspireren met de waarden en kwaliteit van Vrije Software, Vrije Hardware of Vrije Documentstandaarden en de bredere kwesties kunt communiceren via een verscheidenheid aan activiteiten naar keuze. Is er iets lokaal relevant voor je land of regio dat je wilt uitdrukken? Is er een groot lokaal succesverhaal dat je wilt vertellen?

Het vieren van een van deze evenementen is je kans om verenigd te staan met de hele Digitale Vrijheidswereld met wat je belangrijk vindt: Vrijheid.

Hoe kan ik een Digitale Vrijheidsdag vieren?

Er zijn drie primaire manieren om een van deze vrijheidsdagen (xFD) te vieren:

1. Sluit je aan bij een lokaal team en help hun evenement tot een succes te maken.
2. Maak je eigen team!
3. Moedig lokale scholen aan om hun eigen evenementen te organiseren!

xFD's zullen het meest effectief zijn als we enkele doelgroepen in gedachten houden:

• Families
• Overheid
• Kleine bedrijven
• Grote bedrijven
• Scholen en hogescholen

Stappen om je team te bouwen

1. Lees de Code of Conduct pagina en kijk of je het ermee eens bent!

2. Schrijf je in voor de SFD mailinglijst.

3. Log in op deze site (of maak een account aan als je er nog geen hebt), maak je locatie aan als deze nog niet bestaat en stuur je evenement in voor de kalender.

4. Maak een contactformulier aan om je team te bereiken als je dat wilt.

5. Werk je evenementgegevens bij nadat het evenement is afgelopen. Voeg opnames toe aan de evenementpagina, inclusief foto's.

Het gemiddelde xFD evenement vereist meestal slechts een of enkele organisatoren om de werklast te delen en ervoor te zorgen dat het evenement in goede banen wordt geleid. Je kunt vaak helpers rekruteren uit:

• GNU/Linux gebruikersgroepen
• Hackerspaces, Makerspaces, Fablabs
• Special Interest Groups (Programmeertalen, Distributies, Applicaties, etc.)
• Universiteiten en scholen
• Computerclubs
• Familie en vrienden
• Bedrijven (ontwikkelaars, marketingafdelingen, etc.)
• Hobbyisten (kunstenaars, auteurs of muzikanten die Vrije Software gebruiken, HAM-radio operators, lokale clubs)

We hebben gemerkt dat het evenement de lokale groepen kan samenbrengen en de gemeenschap als geheel kan laten groeien. Het aantal helpers dat nodig is, hangt af van het soort activiteit dat je kiest, maar over het algemeen geldt: hoe meer hoe beter. Op die manier hebben mensen een leuke tijd en wordt het ook een sociaal evenement. Als je vrijwilligers zich vermaken, zullen ze een goede sfeer doorgeven en aanbieden om volgend jaar ook weer vrijwilliger te zijn

Onthoud, we zijn allemaal vrijwilligers, dus het is een kwestie van wat we kunnen, wanneer we kunnen. Vergeet nooit je vrijwilligers te bedanken en zorg ervoor dat ze een leuke tijd hebben.

Wat moeten we doen?

Wees creatief! Je kunt elk type xFD evenement organiseren dat je wilt. Je organiserende team kan een locatie / tijd vinden om een paar vergaderingen te houden om te brainstormen / bespreken over het evenement:

• Stel je doelen zoals doelstellingen, doelgroepen, schaal, stijl, thema.
• Timing van het evenement (moet het een ochtend-, middag-, avond- of hele dag evenement zijn? waarom?)
• Wie kan de ceremoniemeester, gastheer of sprekers zijn?
• Wat moet er worden opgenomen als inhoud?
• Wie anders kun je betrekken?

Maar om je op weg te helpen, hier zijn enkele ideeën die sommige mensen hebben gehad:

• Organiseer een FOSS-picknick of BBQ.
• Heb een stand op een markt, beurs of computerdag.
• Kom samen met scholen, universiteiten en andere mensen die kunnen profiteren van Vrije Software.
• Organiseer een wedstrijd, beste FOSS ontwikkelde muziek, graphics, korte video.
• Stel een eenvoudige openbare stand op en deel USB-sticks of dvd's uit.
• Laat enkele demonstratiemachines draaien in een openbare ruimte en toon je FOSS.
• Houd installatieworkshops en gecombineerde FOSS-installatiefeesten in scholen, bedrijven of andere gebieden.
• Organiseer een seminar over Vrije Cultuur, Patenten, etc.
• Houd een cultureel evenement - eten, drinken, muziek (jamsessie? - Vrije Cultuur muziek).
• Organiseer een tentoonstelling om lokale FOSS-succesverhalen te benadrukken.

Je kunt ook een thema instellen voor je evenement / activiteit, we hebben een wiki-pagina voor teamleiders om je ideeën te delen hier.

Budgettering

Afhankelijk van het soort activiteit en de schaal van je evenement, moet je mogelijk een budget voor het evenement vaststellen. Het is goed om een budgetplan voor te bereiden en manieren te vinden om het te financieren, er zijn meestal een paar manieren:

• Sponsoring van Vrije Software Vriendelijke Bedrijven.
• Donaties van leden van lokale gemeenschappen en computerclubs.
• Kosten delen onder de deelnemers.

Als je van plan bent om geld in te zamelen, is het goed om een voorstel voor te bereiden waarin je duidelijk de evenementdetails specificeert zoals hieronder voorgesteld en vervolgens verschillende Vrije Software bedrijven / organisaties benadert.

• Doel van het evenement.
• Doelgroepen.
• Berichten die moeten worden overgebracht.
• Datum en locatie.
• Schaal en vorm van de activiteit.
• Geschat budgetplan.
• Voordelen van sponsoring / donatie.

Het evenement van tevoren promoten

Het is erg belangrijk om het evenement aan je doelgroepen te communiceren, er zijn veel manieren, hier een paar voorbeelden:

• Posters en flyers: Download het posterontwerp van hier (wordt bevestigd), voeg je evenementdetails toe, print ze uit en hang ze twee weken voor het evenement op geselecteerde plaatsen op.
• Aankondiging op verschillende websites en mailinglijsten: bijv. GNU/Linux gebruikersgroepen, computerclubs, geïnteresseerde groepen, hogescholen en universiteiten.
• Persbericht: als je connecties hebt met de lokale pers van je land / stad, benader ze dan, stuur ze een persbericht om bewustzijn te creëren over je evenement voor en na het evenement of organiseer een interview indien mogelijk. Anders kun je altijd lokale technologie / IT-journalisten benaderen om dit te doen. Je kunt hen willen contacteren om hen naar het evenement te laten komen.
• Sociale netwerken: Status.net, Identi.ca, Twitter, Facebook, etc.
• Mond-tot-mondreclame: vraag rond om vrienden, familie en collega's mee te brengen naar het evenement.

Voorbereiden voor de dag

Hieronder staat een basischecklist die de meeste evenementen die je zou willen organiseren zou moeten dekken:

• Heb je je vrijwilligers georganiseerd?
• Is je locatie goed voorbereid? Microfoons? Videoprojectoren? Witte schermen? Whiteboards? Mededelingenborden? Netwerk? Toegang tot internet?

• Ben je van plan je evenement live te streamen? Heb je onze Videoconferentie pagina gecontroleerd?

• Heb je een verzekering nodig voor je evenement? (sommige mensen kunnen grotere organisaties vragen om hierbij te helpen. Vraag rond.)
• Heb je swag om uit te delen? Cd's, flyers, ballonnen? Iets glanzends dat je de kans geeft om een gesprek aan te gaan. We zijn er trots op gratis materiaal aan teams te kunnen aanbieden om je te helpen er geweldig uit te zien en een geweldige dag te hebben!

  • DFF moedigt je aan om elke Vrije/Libre Open Source Software te verspreiden. Houd er rekening mee dat wat je verspreidt aangenaam bruikbaar moet zijn voor je doelgroep.

  • Bekijk FreeSoftwareMedia om informatie te krijgen over hoe je met installatie, etc. media kunt werken.

• Heb je samengewerkt met andere xFD teams in je regio of land? Soms kan dit helpen met het samenvoegen van middelen en een sterkere algehele inspanning.
• Heb je goede borden voorbereid zodat mensen je evenement kunnen vinden / herkennen?
• Heb je borden om deelnemers te vertellen hoe ze moeten taggen, microbloggen, etc.?
• Heb je een bord waarop deelnemers kunnen opschrijven wat ze van het evenement vinden?
• Is je evenement op een gemakkelijk te vinden plaats die nuttig is om een breed nieuw publiek te bereiken?

Na het evenement

• Je wilt misschien die materialen verzamelen die hergebruikt kunnen worden voor het volgende evenement.
• Natuurlijk moet je jezelf verwennen met een goede maaltijd om te praten over de gevoelens van het evenement samen met de andere vrijwilligers, het bedanken van alle vrijwilligers is ook erg belangrijk.
• Moedig de vrijwilligers / jezelf aan om foto's te maken tijdens het evenement, vraag de organisatoren en het publiek om hun feedback, publiceer ze op websites en / of blog erover zodat we nog meer mensen kunnen bereiken.
• Stuur een persbericht naar verschillende perskanalen.
• Stuur een bedankbrief en een samenvatting van het rapport naar sponsors, sprekers en ondersteunende organisaties.
• Bekijk de evenementblog voor manieren waarop je team geweldige prijzen kan winnen! Zorg ervoor dat je ook op de hoogte blijft van de mailinglijst voor aankondigingen en om informatie te delen met andere teams.
• Rapporteer over je evenement! Het is gemakkelijk om je evenement te bewerken en de details achteraf bij te werken.
• Alle feedback die ook anderen kan helpen, is welkom in het feedbackformulier. Op deze manier kunnen we je feedback integreren in de Q&A-pagina's voor andere (toekomstige) organiserende teams.