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Guide de démarrage

Également disponible :

Ce guide de démarrage est conçu pour vous présenter l'événement et vous donner quelques conseils et astuces pour organiser votre propre événement en équipe. Si vous avez des questions, veuillez rejoindre et utiliser la liste de diffusion de l'équipe. Vous pouvez également discuter avec nous via Element sur Matrix chat #SoftwareFreedomDay:matrix.org si vous souhaitez échanger des idées ou obtenir plus de conseils. Nous sommes aussi sur Mastodon.

Former une équipe locale peut être une expérience amusante et efficace pour construire une communauté pour votre groupe d'utilisateurs local et votre communauté. Les Journées de la Liberté Numérique (Software Freedom Day, Document Freedom Day et Hardware Freedom Day) sont des journées de sensibilisation où vous pouvez inspirer les nouveaux venus avec les valeurs et la qualité des logiciels libres, du matériel libre ou des standards de documents libres et communiquer les enjeux plus larges à travers une variété d'activités de votre choix. Y a-t-il quelque chose de localement pertinent pour votre pays ou votre région que vous devez exprimer ? Y a-t-il une grande histoire de réussite locale que vous voulez raconter ?

Célébrer l'un de ces événements est votre chance de vous unir avec le monde entier de la Liberté Numérique pour ce qui vous tient à cœur : la liberté.

Comment puis-je célébrer une Journée de la Liberté Numérique ?

Il y a trois principales façons de célébrer une de ces journées de la liberté (xFD) :

Rejoignez une équipe locale et aidez à faire de leur événement un succès.
Créez votre propre équipe !
Encouragez les écoles locales à organiser leurs propres événements !

Les xFD seront les plus efficaces si nous gardons certains groupes cibles à l'esprit :

Familles
Gouvernement
Petites entreprises
Grandes entreprises
Écoles et universités

Étapes pour construire votre équipe

Lisez la page du Code de Conduite et voyez si vous êtes d'accord !
Inscrivez-vous à la liste de diffusion du SFD.
Connectez-vous sur ce site (ou créez un compte si vous n'en avez pas encore), créez votre lieu s'il n'existe pas encore et soumettez votre événement au calendrier.
Créez un formulaire de contact pour joindre votre équipe si vous le souhaitez.
Mettre à jour les détails de votre événement après la fin de l'événement. Ajoutez des enregistrements à la page de l'événement, incluez des photographies.

L'événement moyen xFD nécessite généralement seulement un ou quelques organisateurs pour partager la charge de travail et s'assurer que l'événement est bien en main. Vous pouvez souvent recruter des aides parmi :

Groupes d'utilisateurs GNU/Linux
Hackerspaces, Makerspaces, Fablabs
Groupes d'intérêt particulier (langages de programmation, distributions, applications, etc.)
Universités et écoles
Clubs d'informatique
Famille et amis
Entreprises (développeurs, départements marketing, etc.)
Passionnés de loisirs (artistes, auteurs ou musiciens utilisant des logiciels libres, opérateurs de radio HAM, clubs locaux)

Nous avons constaté que l'événement peut rassembler les groupes locaux ainsi que faire croître la communauté dans son ensemble. Le nombre d'aides nécessaires dépend du type d'activité que vous choisissez, mais en général, plus il y en a, mieux c'est. De cette façon, les gens passent un bon moment et cela devient aussi un événement social. Si vos bénévoles s'amusent, ils transmettront une bonne ambiance et proposeront de revenir l'année suivante

Rappelez-vous, nous sommes tous des bénévoles, donc c'est une question de ce que nous pouvons faire, quand nous le pouvons. N'oubliez jamais de remercier vos bénévoles et assurez-vous qu'ils passent un bon moment.

Que devons-nous faire ?

Soyez créatifs ! Vous pouvez organiser n'importe quel type d'événement xFD que vous voulez. Votre équipe d'organisation peut trouver un lieu / moment pour tenir quelques réunions afin de brainstormer / discuter de l'événement :

Fixez vos objectifs comme les objectifs, les publics cibles, l'échelle, le style, le thème.
Horaire de l'événement (doit-il être un événement le matin, l'après-midi, le soir ou toute la journée ? pourquoi ?)
Qui peut être le maître de cérémonie, l'hôte ou les intervenants ?
Que doit-on inclure comme contenu ?
Qui d'autre pouvez-vous impliquer ?

Mais pour vous lancer, voici quelques idées que certaines personnes ont eues :

Organisez un pique-nique ou un barbecue FOSS.
Tenez un stand dans un marché, une foire ou une journée informatique.
Rassemblez-vous avec des écoles, des universités et d'autres personnes qui peuvent bénéficier des logiciels libres.
Organisez un concours, meilleure musique, graphique, courte vidéo développée en FOSS.
Installez un stand public simple et distribuez des clés USB ou des DVD.
Faites fonctionner quelques machines de démonstration dans un espace public et montrez votre FOSS.
Tenez des ateliers d'installation et des fêtes d'installation FOSS dans des écoles, des entreprises ou d'autres lieux.
Organisez un séminaire sur la culture libre, les brevets, etc.
Organisez un événement culturel - nourriture, boisson, musique (jam session ? - musique de la culture libre).
Organisez une exposition pour mettre en valeur les succès locaux de FOSS.

Vous pouvez également définir un thème pour votre événement / activité, nous avons une page wiki pour que les chefs d'équipe partagent leurs idées ici.

Budgétisation

En fonction du type d'activité et de l'échelle de votre événement, vous devrez peut-être définir un budget pour l'événement. Il est bon de préparer un plan de budget et de trouver des moyens de le financer, il y a généralement quelques façons :

Sponsoring de la part d'entreprises favorables aux logiciels libres.
Donations des membres des communautés locales et des clubs informatiques.
Partage des coûts entre les participants.

Si vous prévoyez de lever des fonds, il est bon de préparer une proposition précisant clairement les détails de l'événement suggérés ci-dessous, puis d'approcher différentes entreprises / organisations de logiciels libres.

Objectif de l'événement.
Publics cibles.
Messages à transmettre.
Date et lieu.
Échelle et forme de l'activité.
Plan de budget estimé.
Avantages du sponsoring / don.

Promouvoir l'événement à l'avance

Il est très important de communiquer l'événement à vos publics cibles, il y a beaucoup de façons, voici quelques exemples :

Affiches et dépliants : Téléchargez le design de l'affiche ici (à confirmer), ajoutez les détails de votre événement, imprimez-les et affichez-les dans des endroits sélectionnés deux semaines avant l'événement.
Annonces sur différents sites Web et listes de diffusion : par ex. groupes d'utilisateurs GNU/Linux, clubs informatiques, groupes intéressés, collèges et universités.
Communiqué de presse : si vous avez des connexions avec la presse locale de votre pays / ville, approchez-les, envoyez-leur un communiqué de presse pour sensibiliser à votre événement avant et après l'événement ou organisez une interview si possible. Sinon, vous pouvez toujours approcher des journalistes locaux de technologie / IT pour le faire. Vous pouvez les contacter pour les inviter à venir à l'événement.
Réseaux sociaux : Status.net, Identi.ca, Twitter, Facebook, etc.
Bouche à oreille : demandez autour de vous pour amener des amis, la famille et des collègues à l'événement.

Préparer le jour J

Voici une liste de contrôle de base qui devrait couvrir la plupart des événements que vous prévoyez d'organiser :

Avez-vous organisé vos bénévoles ?
Votre lieu est-il bien préparé ? Micros ? Projecteurs vidéo ? Écrans blancs ? Tableaux blancs ? Tableaux d'affichage ? Réseau ? Accès à Internet ?
Prévoyez-vous de diffuser votre événement en direct ? Avez-vous consulté notre page de vidéoconférence ?
Avez-vous besoin d'une assurance pour votre événement ? (certaines personnes peuvent se tourner vers de plus grandes organisations pour obtenir de l'aide. Demandez autour de vous.)
Avez-vous des goodies à distribuer ? CD, dépliants, ballons ? Tout ce qui est brillant et vous donne l'occasion d'engager une discussion. Nous sommes fiers de pouvoir offrir gratuitement des matériaux aux équipes pour vous aider à bien paraître et à être formidables le jour J !
- DFF vous encourage à distribuer tout logiciel libre / open source. Veuillez garder à l'esprit que ce que vous distribuez doit être agréablement utilisable par votre public cible.
- Consultez FreeSoftwareMedia pour obtenir des informations sur la façon de travailler avec les médias d'installation, etc.
Avez-vous collaboré avec d'autres équipes xFD dans votre région ou votre pays ? Parfois, cela peut aider à mutualiser les ressources et à avoir un effort global plus fort.
Avez-vous des panneaux bien préparés pour que les gens puissent trouver / reconnaître votre événement ?
Avez-vous des panneaux pour dire aux participants comment étiqueter, microbloguer, etc. ?
Avez-vous un tableau pour permettre aux participants d'écrire ce qu'ils ressentent à propos de l'événement ?
Votre événement est-il dans un endroit facile à trouver et utile pour toucher un nouveau public large ?

Après l'événement

Vous pouvez vouloir rassembler les matériaux qui peuvent être réutilisés pour le prochain événement.
Bien sûr, vous devez vous faire plaisir avec un bon repas pour discuter des impressions de l'événement avec les autres bénévoles, remercier tous les bénévoles est également très important.
Encouragez les bénévoles / vous-même à prendre des photos pendant l'événement, demandez aux organisateurs et au public leurs retours, publiez-les sur les sites Web et / ou bloguez à ce sujet afin que nous puissions toucher encore plus de personnes.
Envoyez un communiqué de presse à différents médias.
Envoyez une lettre de remerciement et un résumé du rapport aux sponsors, intervenants et organisations de soutien.
Consultez le blog de l'événement pour savoir comment votre équipe peut gagner de superbes prix ! Assurez-vous également de rester à jour avec la liste de diffusion pour les annonces et partager des informations avec d'autres équipes.
Rapportez sur votre événement ! Il est facile de modifier votre événement et de mettre à jour les détails par la suite.
Tout retour d'information qui pourrait également aider les autres est bienvenu dans le formulaire de feedback. De cette façon, nous pouvons intégrer vos retours dans les pages de Q&A pour les autres équipes organisatrices (futures).

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